A otimização de processos é uma técnica que usa o mapeamento das atividades executadas, identificação e eliminação de falhas e padronização das rotinas. Dessa forma, gera-se uma otimização do tempo nas tarefas do dia a dia, permitindo que a organização caminhe em busca dos melhores resultados.
Além disso, é por meio dessa gestão de processos que tarefas desnecessárias, erros e desperdícios são consideravelmente reduzidos, melhorando os métodos de trabalho e proporcionando resultados mais satisfatórios.
Essa prática garante diversos benefícios para a empresa, mostrando maneiras de como aumentar a produtividade e melhorando a gestão do tempo.
Afinal, como a otimização de processos pode ser realizada na empresa?
Existem diversas formas de aprimorar a execução das atividades em uma empresa, são os chamados processos de melhoria da produtividade. A grande vantagem disso, é que eles podem ser aplicados em conjunto, tornando as medidas ainda mais eficazes.
A lógica é que seja construído um processo de melhoria contínua, buscando sempre pontos a serem melhorados em cada processo. Dessa forma, é possível mirar sempre em objetivos cada vez maiores e desafiadores.
A seguir, confira um passo a passo para planejar a otimização de processos dentro da sua organização:
01. Mapeamento dos processos
Quando falamos em otimização do tempo e de processos, o primeiro passo está no mapeamento das atividades realizadas, de ponta a ponta em um processo, além da identificação das entradas e saídas.
Com isso, se realiza um desenho do fluxo dessas tarefas, o que aumenta a compreensão de como o trabalho é realizado. Isso facilita, por exemplo, na identificação de erros e implementação de melhorias.
A lógica é que fica mais fácil otimizar aquilo que está mapeado. Isso porque o que acontece, muitas vezes, é que com a saída ou troca de colaboradores, processos novos são adicionados ou retirados e isso, com o passar do tempo, estará em um cenário que ninguém compreende de fato a lógica, apenas que está ali.
02. Identificação e eliminação de falhas
Quando o processo está mapeado, se torna mais fácil e preciso o processo de identificação das falhas e gargalos que afetam a produtividade e o resultado final. Nessa etapa, não basta identificar o problema e quais os seus impactos; é crucial conseguir apontar qual é a sua raiz e o que precisa ser feito para cortá-la.
Assim, os esforços aplicados são muito mais eficazes, no sentido de eliminar a falha e seus sintomas. Nesta etapa, é fundamental considerarmos dois pontos muito importantes:
Para identificar as falhas, é preciso que os envolvidos participem. Afinal, são eles que estão presentes no dia a dia e saberão apontar quais são as falhas no processo.
O segundo ponto é identificar essa causa raiz do problema.
03. Eliminação de etapas desnecessárias
Outra questão que afeta diretamente a produtividade é a execução de atividades que não têm um impacto positivo no processo, mas que ainda são realizadas. O mesmo serve para tarefas repetitivas — como o deslocamento do colaborador para buscar um material, ou informações, por exemplo.
Em empresas em que ainda não há uma otimização de processos rotineiros, é bastante comum haver etapas que foram necessárias em um período anterior, mas que hoje não faz sentido, só que costumam ser executadas. Dessa forma, eliminar essas etapas pode ser o primeiro passo para melhorar a gestão e otimização do tempo.
Na otimização de processos, esses pontos podem ser identificados e eliminados, tornando a atividade mais enxuta e objetiva.
04. Melhorias na utilização dos recursos
Desperdícios de recursos podem ser considerados o de materiais — o mais comum —, de tempo e de ferramentas. Contudo, também é preciso considerar que um processo engessado ou ineficaz, que afeta a produtividade, também é um desperdício; nesse caso, o de mão de obra.
Logo, ao avaliar as perdas do processo, também é preciso estudar como a produtividade pode ser aumentada — o que pode ser feito por meio da modificação do layout, melhorias no processo de comunicação, integração entre setores e mudança no método de execução, por exemplo.
Uma forma simples de melhorar a utilização dos recursos e trabalhar na otimização de processos é criar um plano de ação para essas melhorias. Com os problemas mapeados, a lógica é criar uma, ou várias, tarefas para melhorá-las. Como fazer isso? Bem, existem várias formas de organizar isso e uma delas é com a Matriz 5W2H (temos alguns vídeos sobre o assunto em nosso youtube).
05. Formalização do novo método
Quando um processo é otimizado, certamente ele sofre mudanças na maneira como é executado. Para garantir que isso seja adotado na prática, é necessário formalizar esses ajustes e fazer com que eles se tornem do conhecimento dos colaboradores.
Isso é essencial também no caso de treinamento de novos colaboradores, que já aprendem o trabalho de acordo com o método mais adequado.
Benefícios da otimização de processos: como ganhar tempo e aumentar a produtividade?
1- Entregas mais confiáveis
A otimização de processos envolve a adoção de melhores práticas dos métodos de trabalho e da formalização, que ocorre por meio de um documento — que especifica como a atividade deve ser realizada, o tempo estimado e os recursos necessários para sua execução.
Com isso, a incidência de erros e dúvidas com relação ao processo são reduzidas consideravelmente, além do fato que, independentemente do colaborador que fará o trabalho, o método é uniforme, proporcionando os resultados esperados.
Essa é uma maneira de como aumentar a produtividade, que não fica comprometida com tarefas desnecessárias ou retrabalhos para corrigir os erros.
2- Atividades mais integradas
Outro ponto forte da otimização de processos é o sequenciamento das atividades. Ele é feito devido à importância de saber de onde uma tarefa vem e para onde ela vai — assim como o conhecimento a respeito de quais informações e materiais devem ser recebidos, bem como qual é o resultado ideal para o bom desempenho da próxima atividade.
Com isso, além de delimitar de forma clara quais são as responsabilidades de cada colaborador, as atividades se tornam mais integradas e fluidas, com um compartilhamento maior de informações e o aumento da cooperação dos envolvidos. Ou seja, problemas como atrasos, por exemplo, são facilmente evitados.
3- Criação de soluções mais acertadas
O mapeamento de processos torna as atividades de trabalho mais estruturadas, em etapas bem definidas, o que faz com que a identificação das falhas seja feita com maior precisão. Além de aumentar a capacidade de intervenção do gestor, a determinação das causas raízes dos problemas são apontadas com maior facilidade e agilidade.
Com isso, em vez de fazer com que a equipe sempre gaste tempo implementando ações que minimizem os “sintomas”, o gestor pode elaborar uma ação definitiva para o gargalo. Isso torna o trabalho da sua equipe mais produtivo e eficaz.
4- Aumento da agilidade na conclusão das tarefas
Como dito anteriormente, a otimização de processos permite identificar quais atividades não agregam valor ao resultado final e eliminá-las — sem consequências negativas. Além disso, com o estudo das tarefas e a avaliação de alternativas, torna-se possível elaborar métodos mais ágeis e mais eficientes de trabalho.
Além de trazer melhorias para a produtividade, isso também proporciona uma redução de custos satisfatória, visto que a necessidade da utilização de recursos torna-se bem menor, além do tempo total de execução do processo.
5- Redução de erros e necessidade de retrabalho
Como se sabe, um dos grandes benefícios da otimização de processos é a redução dos erros que acometem o processo produtivo. Quando essas falhas ocorrem, impactam na qualidade e ainda tornam necessária uma rotina de retrabalho.
O problema disso é que, em vez de estar fazendo uma outra atividade de rotina, o colaborador acaba gastando tempo e recursos em algo que não deveria estar sendo feito. Ou seja, o gestor passa a não ter 100% da sua mão de obra focada nas metas.
6- Maior controle das informações
Como já dissemos aqui, a otimização de processos requer um fluxo de informações mais fluido. Porém, ao mesmo tempo, é possível manter maior controle sobre ele, uma vez que, com a estruturação dos processos, se sabe exatamente de onde cada dado sai, para onde vai e o que será feito com ele.
